Блог про ФОП і ТОВ для українців за кордоном

Життя переїхало до Польщі чи іншої країни ЄС, а ФОП залишився в Україні? Це типова ситуація, і вона цілком керована: реєструвати, вести та закривати підприємницьку діяльність можна дистанційно, якщо знати порядок дій. У цьому гайді зібрано все, що потрібно українському підприємцю за кордоном: від реєстрації через Дію до ліквідаційної звітності та питань податкового резидентства.

Швидка навігація по головних темах:

Тема	Кому актуальна	Куди читати далі
Податки ФОП за кордоном	Усі, хто працює дистанційно	Податки ФОП за кордоном
Відкриття ФОП з-за кордону	Ті, хто лише планує бізнес	Відкрити ФОП дистанційно
Закриття ФОП	Ті, хто припиняє діяльність	Закрити ФОП

Реєстрація ФОП з-за кордону: чи це можливо

Так, зареєструвати ФОП можна, фізично не перебуваючи в Україні. Держреєстрація підприємця проводиться через ЦНАП або онлайн, а заява може бути подана дистанційно з кваліфікованим електронним підписом. Сама процедура реєстрації швидка: після надходження заяви державний реєстратор вносить запис про нового ФОП у Єдиний державний реєстр.

Що знадобиться для відкриття ФОП дистанційно:

• паспорт та РНОКПП (ідентифікаційний номер платника);
• кваліфікований електронний підпис або Дія.Підпис;
• вибір КВЕД, основного та додаткових видів діяльності;
• заява про державну реєстрацію фізичної особи-підприємця.

Детальний покроковий розбір з нюансами подачі заяви з-за кордону є в матеріалі Відкрити ФОП дистанційно.

Оформлення ФОП через Дію

Дія давно перестала бути лише застосунком з документами: через неї реально проводити реєстраційні дії з бізнесом. Для оформлення ФОП через Дію потрібен верифікований акаунт із підтвердженою особою. Після цього заява підписується Дія.Підписом і надходить до реєстру в електронному вигляді.

Переваги такого шляху очевидні для людини за кордоном: не потрібна паперова довіреність, не потрібно їхати до ЦНАП, а статус заяви відстежується онлайн. Обмеження теж є: не всі реєстраційні дії доступні в електронному форматі, і в окремих випадках знадобиться паперовий документ або представник в Україні.

Отримання КЕП та Дія.Підпис

Кваліфікований електронний підпис (КЕП), це головний інструмент дистанційного підприємця. Без нього не подати декларацію, не підписати заяву про державну реєстрацію припинення підприємницької діяльності, не провести більшість операцій з ДПС онлайн.

Є два основні варіанти:

1. КЕП на файлі або токені від акредитованого центру сертифікації ключів. Класичний варіант, але файлові ключі мають строк дії і потребують поновлення.
2. Дія.Підпис, підпис на основі паспорта в застосунку Дія. Він юридично рівнозначний КЕП і не потребує окремого сертифіката.

Якщо КЕП прострочений, а подати документи потрібно терміново, найшвидше рішення, оформити Дія.Підпис: це робиться повністю онлайн з будь-якої країни, за наявності біометричного закордонного паспорта або ID-картки з чіпом. Поновлення старого файлового ключа через акредитований ЦСК теж можливе дистанційно, але зазвичай займає більше часу.

Реєстрація ФОП онлайн: покрокова інструкція

Типовий сценарій для людини, яка зараз у Польщі і хоче стати ФОП:

1. Перевірте, що у вас є РНОКПП. Якщо ідентифікаційного номера немає, його потрібно отримати в ДПС (це окрема процедура, іноді через представника за довіреністю).
2. Оберіть КВЕД. Основний вид діяльності визначає, серед іншого, групу єдиного податку та ставки ЄСВ.
3. Оберіть систему оподаткування та групу єдиного податку (якщо плануєте спрощенку). Заява про застосування спрощеної системи подається разом із реєстрацією або окремо.
4. Підготуйте електронний підпис: КЕП або Дія.Підпис.
5. Подайте заяву про державну реєстрацію онлайн або через ЦНАП.
6. Дочекайтеся запису в Єдиному державному реєстрі: після подання заяви реєстратор вносить дані у встановлений строк.
7. Відкрийте рахунок ФОП у банку (більшість українських банків дозволяють це дистанційно для нерезидентів з українськими документами).

Зверніть увагу на правило зміни режиму: заява до ДПС про зміну податкового режиму подається за 15 календарних днів до початку наступного кварталу (джерело: портал Дія, перевірено 13.09.2026). Це стосується і переходу на спрощенку, і виходу з неї.

Дистанційна робота ФОП з-за кордону

ФОП, який живе в ЄС і працює з українськими чи закордонними замовниками, стикається з двома реальностями одразу. Українська сторона вимагає декларацій і внесків, а країна проживання може вважати вас своїм податковим резидентом, якщо центр життєвих інтересів перемістився туди.

Практичні моменти дистанційної роботи:

• валюта та рахунки: надходження на український рахунок ФОП або на закордонний рахунок мають різні наслідки для звітності;
• документи з клієнтами: акти, інвойси та договори варто оформляти так, щоб вони працювали і для української звітності, і для закордонної;
• подвійне резидентство: без визначення податкового резидентства є ризик платити податки двічі або отримати претензії від обох країн.

Про ставки, строки та нюанси звітності докладно написано в розділі Податки ФОП за кордоном.

Сплата податків українського ФОП: що і коли платити

ФОП на спрощеній системі платить єдиний податок та ЄСВ. ФОП на загальній системі платить ПДФО через річну податкову декларацію. ЄСВ регулюється Законом України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» № 2464, і для підприємців він є обов’язковим платежем незалежно від факту отримання доходу.

Ключові платежі у зручному вигляді:

Платіж	Хто платить	Періодичність
Єдиний податок	ФОП на спрощеній системі	Щомісяця (до 20 числа наступного місяця)
ЄСВ	Усі ФОП	Щомісяця або квартальний внесок
ПДФО	ФОП на загальній системі	За підсумками року через декларацію

Точні розміри ставок залежать від групи єдиного податку, рішення місцевої ради та року: актуальні цифри завжди перевіряйте в платіжках ДПС або в нашому матеріалі про податки.

Наймані працівники у ФОП: що врахувати дистанційно

Якщо у ФОП є наймані працівники, закриття або реорганізація діяльності ускладнюється. Перед припиненням потрібно звільнити працівників, нарахувати та сплатити за них ЄСВ і податки, а також подати до ДПС повідомлення про припинення трудових договорів. Непогашені зобов’язання перед працівниками та фондами блокують чисте закриття: борг нікуди не зникає після запису в реєстрі.

Для підприємця за кордоном це додатковий аргумент на користь електронного кабінету ДПС: звідти видно нарахування за найманих працівників і статус звітності. Якщо працівників багато або звітність запущена, розумніше спершу навести порядок, і лише потім подавати заяву про припинення.

Податкове резидентство України

Податковим резидентом України вважається той, хто має в Україні постійне місце проживання, або центр життєвих інтересів, або перебуває в країні 183 і більше днів на рік. Формальний статус ФОП сам по собі не робить вас нерезидентом: людина може жити в Польщі роками і залишатися українським податковим резидентом, якщо центр її інтересів ще в Україні.

Чому це важливо: резиденти України декларують свій світовий дохід в українській податковій декларації, а нерезиденти платять податки лише з українських джерел доходу. Засновники ТОВ мають додатковий обов’язок: звіт про КІК (контрольовану іноземну компанію) подають резиденти України, які контролюють іноземні компанії. Якщо ви засновник польської sp. z o.o. і залишаєтеся резидентом, звіт про КІК стосується і вас.

Переваги відкриття ФОП в Україні

Навіть живучи за кордоном, багато підприємців свідомо залишають або відкривають ФОП в Україні. Причини прості:

• простота та швидкість: реєстрація за 24 години, мінімум бюрократії порівняно з реєстрацією бізнесу в багатьох країнах ЄС;
• низьке навантаження: єдиний податок для другої-третьої групи часто вигідніший за прогресивні ставки ПДФО в ЄС;
• зручність з українськими клієнтами: українські компанії охоче працюють з ФОП, без агентських схем;
• доступ до Дія.City: для ІТ-спеціалістів є окремий податковий режим, а зміна режиму оформлюється заявою до ДПС за 15 календарних днів до початку наступного кварталу.

Уникнення подвійного оподаткування

Подвійне оподаткування виникає, коли дві країни одночасно вважають ваш дохід своїм. Вирішується це через конвенцію про уникнення подвійного оподаткування: Україна має такі угоди з більшістю країн ЄС, включно з Польщею.

Механізм працює так: якщо ви сплатили податок в одній державі, в іншій можна застосувати залік сплаченого податку або звільнення за угодою. Для цього зазвичай потрібна довідка про резидентство від податкової країни, де ви платите. Без цієї довідки залік оформити складно, тому отримуйте її заздалегідь, до подачі декларацій.

Вихід з українського податкового резидентства

Вихід з резидентства, це не один клік, а процес: потрібно довести ДПС, що центр життєвих інтересів перемістився за кордон. Практично це означає наявність закордонного місця проживання, роботи, сім’ї, майна в новій країні. Підтвердженням слугує довідка про резидентство від іноземної податкової.

Вихід з резидентства не скасовує українських зобов’язань, накопичених у резидентський період: декларації за минулі роки, звіт про КІК за періоди резидентства, сплату податків за доходи, отримані до виходу. Тому вихід з резидентства і закриття ФОП часто йдуть у парі, але це різні процедури з різними наслідками.

Ризики ФОП при проживанні в ЄС

Головні ризики, з якими стикаються українські ФОП у Польщі та інших країнах ЄС:

• подвійне оподаткування без оформленого заліку за конвенцією;
• претензії податкової країни проживання щодо незадекларованих доходів, якщо ви визналися її резидентом;
• прострочена КЕП, через яку неможливо подати декларацію чи заяву вчасно;
• борги за ЄСВ та податки, які накопичуються непомітно, поки людина не стежить за рахунком;
• штрафи за несвоєчасну звітність, які не зникають самі собою з часом.

Ліквідаційна звітність та розрахунки з бюджетом

Закриття ФОП не звільняє від фінальних розрахунків. Після державної реєстрації припинення підприємець подає ліквідаційну звітність: для платників єдиного податку вона подається протягом 30 днів з дати запису про припинення в реєстрі, для загальної системи, протягом 20 днів. У ній відображаються доходи з початку року до дати закриття.

Разом зі звітністю розраховуються фінальні платежі: єдиний податок за останній неповний період, ЄСВ за період до припинення. Важливо розуміти: закриття ФОП не анулює борги. Незадекларовані доходи, пені та штрафи залишаються в ДПС і можуть бути стягнуті вже після припинення діяльності. Тому перед подачею заяви про державну реєстрацію припинення підприємницької діяльності варто звірити розрахунки з бюджетом.

Документи та поїздки: що ще знати підприємцю за кордоном

Дистанційне ведення ФОП тісно пов’язане з питанням документів і перетинання кордону. Правила перетинання державного кордону громадянами України затверджені постановою КМУ від 27.01.1995 № 57 (у редакції постанови КМУ від 25.08.2010 № 724). Документи, що дають право на виїзд з України та в’їзд в Україну: паспорт громадянина України для виїзду за кордон, дипломатичний паспорт, службовий паспорт, проїзний документ дитини, посвідчення особи (джерело: постанова КМУ № 57, перевірено 13.09.2026).

Якщо документів на в’їзд немає, посвідчення особи на повернення в Україну видається дипломатичним представництвом або консульською установою України за кордоном (джерело: постанова КМУ № 57, перевірено 13.09.2026). Це саме та установа, де зручно оформити й нотаріальну довіреність на представника для дій з ФОП в Україні.

Кілька суміжних моментів, які варто тримати на увазі:

• реєстр заборон на виїзд та інших обмежень веде державне підприємство