Відкрити ФОП дистанційно з-за кордону — розбір і план дій

Чи можна відкрити ФОП під час перебування за кордоном

Так, відкрити ФОП дистанційно з-за кордону можна, і для цього не потрібна поїздка в Україну. Реєстрація фізособи-підприємця відбувається онлайн: або через застосунок Дія, або через сайт Міністерства юстиції з кваліфікованим електронним підписом (КЕП). Державний реєстратор вносить запис про реєстрацію в Єдиний державний реєстр (ЄДР) протягом 24 годин після отримання заяви.

Є лише дві передумови: дійсний закордонний або український паспорт і електронний підпис. Якщо обидві є, вся процедура займає від одного до кількох днів. Якщо ні, доведеться спершу вирішити питання з документами або підписом, і саме про це нижче.

Отримання кваліфікованого електронного підпису (КЕП) з-за кордону

Електронний підпис, це головний інструмент дистанційного підприємця. Без нього не працює ні подача реєстраційної заяви, ні податкові кабінети, ні більшість банків. Є два робочі варіанти:

• Дія.Підпис: безкоштовний підпис у застосунку Дія, який юридично дорівнює КЕП. Для оформлення потрібен український або закордонний біометричний паспорт, NFC-зчитування на телефоні та підтвердження через банк або Дію. Більшість релокантів проходять цю процедуру повністю онлайн, перебуваючи в будь-якій країні.
• КЕП від акредитованого кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг: оформлюється за паспортом та РНОКПП, часто дистанційно через відеоідентифікацію або через банківські застосунки, які видають підпис своїм клієнтам.

Другий шлях вартий уваги, якщо застосунок Дія з якоїсь причини не приймає ваш документ: деякі надавачі працюють із закордонними паспортами та документами, виданими за межами України.

Реєстрація ФОП через Дію: покроково

Найшвидший спосіб зареєструвати ФОП з-за кордону, це застосунок Дія. Процедура виглядає так:

1. Встановіть або оновіть застосунок Дія та підтвердьте особу, щоб отримати Дія.Підпис.
2. У розділі послуг оберіть «Фермерське господарство та ФОП», далі «Реєстрація ФОП».
3. Оберіть систему оподаткування (єдиний податок або загальна система) і групу, якщо обираєте єдиний.
4. Додайте КВЕДи: основний вид діяльності та, за потреби, додаткові.
5. Підпишіть заявку Дія.Підписом і надішліть. Заявка йде в ЄДР, і державний реєстратор має внести запис протягом 24 годин.
6. Повідомлення про державну реєстрацію ФОП приходить у застосунок, а витяг з ЄДР можна завантажити звідти ж.

Сервіс є-Підприємець від Міністерства цифрової трансформації працює на сайті в парі з Дією: там же можна обрати КВЕди, групу єдиного податку та оформити підписку на податкові й реєстраційні послуги в одному вікні.

Реєстрація ФОП через ЦНАП і Кабінет громадянина

Якщо ви не користуєтесь Дією, класичний шлях, це подача заяви через сайт Міністерства юстиції. Зареєструйтесь у Кабінеті громадянина на порталі послуг юстиції, авторизуйтесь за допомогою КЕП або BankID, заповніть реєстраційну картку (форма 10 для державної реєстрації ФОП) і підпишіть її електронним підписом.

Цей шлях гнучкіший за Дію: форма 10 дозволяє одразу вказати і КВЕДи, і систему оподаткування, і подати додаткові заяви. Мінус, це потребує КЕП, тоді як Дія.Підпис простіший у отриманні. Запис у ЄДР у обох випадках вносить державний реєстратор у той самий термін: протягом 24 годин.

Фізично відвідувати ЦНАП чи центр надання адміністративних послуг не потрібно: дистанційна подача через портал повністю замінює особистий візит.

Документи та дані, потрібні перед реєстрацією

Перед стартом підготуйте невеликий набір даних. Нічого паперового пересилати поштою не треба, все заповнюється онлайн:

• Паспорт: український або закордонний, дані якого підтверджені у Дії або надавачі КЕП.
• РНОКПП (ідентифікаційний номер платника податків). Якщо ви ніколи його не отримували або картка втрачена, номер можна отримати дистанційно через Кабінет платника податків Державної податкової служби України (ДПС): заява подається електронно з КЕП, а номер приходить у повідомленнях.
• КВЕДи: коди видів діяльності за національним класифікатором КВЕД. Основний код варто обирати так, щоб він не суперечив групі єдиного податку, яку ви плануєте.
• Система оподаткування: загальна система або спрощена (єдиний податок) з конкретною групою.

Якщо у вас прострочений український паспорт, реєстрація через Дію зазвичай усе одно спрацює за закордонним документом. Якщо ж документів немає взагалі, спершу зверніться до консульства за підтвердженням особи, бо без валідної ідентифікації ані Дія.Підпис, ані КЕП не оформити.

Вибір системи оподаткування: єдиний податок чи загальна система

Для більшої частини тих, хто працює з-за кордону (фриланс, послуги, ІТ, продажі на іноземних платформах), логічним вибором є спрощена система: єдиний податок замість податку на доходи фізичних осіб. На загальній системі ФОП сплачує ПДФО 18% та веде повноцінний облік. На спрощеній системі оподаткування платіж фіксований або прив’язаний до обороту.

Перевести себе з однієї системи на іншу можна лише з першого числа місяця, тож вирішіть це ще на етапі реєстрації: у заявці одразу вказують бажаний режим. Змінити групу чи систему пізніше можна, але не частіше ніж один раз на квартал, і з дотриманням строків подання заяви до ДПС.

Вибір групи єдиного податку

Вибір групи залежить від типу діяльності та обсягу доходу:

• 1-ша група: побутові послуги населенню, дрібна роздрібна торгівля на ринках. Ставка фіксована і встановлюється місцевою радою; у 2026 році максимальний розмір ставки для першої групи визначається на рівні прожиткового мінімуму для працездатних осіб, конкретну суму для вашої громади уточнюйте в місцевій раді або ДПС.
• 2-га група: послуги населенню та єдинникам, роздрібна торгівля. Також фіксована ставка, яку визначає місцева рада.
• 3-тя група: ставка 5% від доходу без ПДВ або 3% плюс ПДВ. Універсальний варіант для фрилансерів, ІТ-фахівців та всіх, хто отримує доходи з-за кордону.

Важливий нюанс для релокантів: якщо ваші клієнти, це іноземні компанії чи платформи, друга група зазвичай не підходить, бо вона обмежена роботою з населенням та єдинниками. У такій ситуації безальтернативно обирайте 3-тю групу: вона не обмежує походження доходу. Ліміт доходу для 3-ї групи (кількість мінімальних зарплат на рік) перевіряйте на момент реєстрації, він щороку перераховується.

Покрокова інструкція реєстрації ФОП з-за кордону

Зведений план від нуля до готового статусу ФОП:

1. Перевірте РНОКПП. Знайдіть свій ідентифікаційний номер або отримайте його дистанційно через Кабінет платника податків ДПС.
2. Оформіть підпис: Дія.Підпис у застосунку або КЕП у кваліфікованого надавача.
3. Оберіть КВЕДи і систему оподаткування, звіривши групу з типом клієнтів.
4. Подайте заяву: через Дію або форму 10 у Кабінеті громадянина на порталі юстиції.
5. Дочекайтесь запису в ЄДР: державний реєстратор вносить дані протягом 24 годин; витяг із реєстру з’являється онлайн.
6. Обліковий запис у ДПС створюється автоматично після реєстрації; перевірте в Кабінеті платника податків, що група єдиного податку застосована коректно.
7. Відкрийте рахунок ФОП у банку та налаштуйте сплату податків і ЄСВ.

Відкриття банківського рахунку ФОП з-за кордону

Питання, яке найчастіше блокує релокантів: чи можна відкрити рахунок ФОП, не виїжджаючи в Україну. Відповідь залежить від банку, і тут варто чесно розкласти варіанти:

• Дистанційне відкриття за КЕП або Дія.Підпис: частина українських банків дозволяє відкрити підприємницький рахунок повністю онлайн, ідентифікуючи клієнта через Дію або відео. Умови у різних банків різні, тож перевіряйте актуальні вимоги на сайтах банків.
• Рахунок у банківських установах із мобільною ідентифікацією: деякі банки прив’язують відкриття ФОП-рахунку до того, що ви вже є їхнім клієнтом як фізособа.
• Отримання доходу на поточний рахунок: формально підприємець зобов’язаний окремо обліковувати підприємницькі кошти, тож рахунок ФОП, це не побажання, а вимога для коректного обліку.

Рахунок в іноземному банку для отримання оплат від іноземних замовників можливий, але такий дохід треба правильно задекларувати в Україні як валютний дохід ФОП. Правила валютного контролю та звітування варто уточнювати у своєму банку і в ДПС до перших надходжень.

Що робити після реєстрації ФОП

Реєстрація, це початок, а не фініш. Після запису в ЄДР у вас з’являються обов’язки:

• Сплата ЄСВ. Порядок сплати єдиного внеску визначає Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» № 2464 від 08.07.2010. ФОП на спрощеній системі сплачує єдиний внесок, мінімальний розмір якого перераховується щороку; актуальний мінімальний платіж на 2026 рік перевіряйте в ДПС.
• Єдиний податок: сплачується щомісяця (групи 1 і 2) або щокварталу з авансовими платежами (3-тя група).
• ПРРО: програмний касовий реєстратор потрібен, якщо ви приймаєте оплати картками або готівкою від фізичних осіб за продаж товарів чи послуг у сфері, де розрахунки обов’язкові до реєстрації. Для фрилансерів і B2B-послуг з безготівковими перерахунками ПРРО зазвичай не застосовується.
• Облік доходів: електронний кабінет ДПС, книга обліку доходів для 3-ї групи, контроль за валютними надходженнями.
• Звітність: декларація платника єдиного податку подається раз на рік (або щоквартально разом зі сплатою).

Сплата податків ФОП, який перебуває за кордоном

Податки сплачуються в Україні незалежно від того, де ви фізично перебуваєте: статус ФОП означає українську реєстрацію платника. Оплата проходить онлайн з будь-якої країни через Кабінет платника податків ДПС, банківські застосунки або сервіси платежів на користь бюджету.

Як сплачувати податки в Україні з-за кордону практично:

• відкрийте валютну або гривневу карту українського банку з можливістю онлайн-оплати;
• налаштуйте платежі за реквізитами з Кабінету платника податків;
• якщо карту українського банку відкрити не вдалося, платежі можна провести через банківський переказ або через довірену особу в Україні.

Податкове резидентство і подвійне оподаткування

Як визначається податкове резидентство? В Україні резидентом вважається фізособа, яка має постійне місце проживання в Україні, або якщо його немає, місце перебування з центром життєвих інтересів, або перебування в Україні щонайменше 183 дні на рік. Реєстрація ФОП сама по собі не робить вас нерезидентом: більшість релокантів, які планують повернення, залишаються українськими податковими резидентами.

Подвійне оподаткування виникає, коли країна перебування теж вважає ваш дохід своїм. Механізм вирішення такий:

1. Укладена між країнами конвенція про уникнення подвійного оподаткування визначає, яка держава має першочергове право на податок і як зараховується сплачений там податок. Уклавши такі конвенції, Україна дозволяє зарахувати податок, сплачений за кордоном, у зменшення українського.
2. Сертифікат резидентства підтверджує вашу прив’язку до однієї країни. Український сертифікат видає Державна податкова служба України за заявою, поданою з КЕП дистанційно; його часто вимагають іноземні замовники, щоб не утримувати у вас податок у себе.
3. Для конкретних країн (Польща, Німеччина, Чехія та інші) правила відрізняються: десь діє метод звільнення доходу, десь метод зарахування. Перед першими виплатами з’ясуйте, яку вимогу висуває ваша країна перебування до доходів, які ви декларується як резидент України.

Помилка, яку роблять багато хто: ігнорувати податкові зобов’язання країни перебування, сподіваючись, що український ФОП «закриє» все. У частині країн дохід, отриманий резидентом з-за кордону, декларується там незалежно від ФОП в Україні.

ФОП чи ТОВ: порівняння для тих, хто за кордоном

Для самотнього фрилансера ФОП майже завжди простіший. Але розбір варто зробити чесно:

Критерій	ФОП (3-тя група)	ТОВ
Реєстрація з-за кордону	Через Дію/КЕП, 24 години	Складніше: потрібен директор, статут, підписи
Оподаткування	5% від обороту + ЄСВ	Податок на прибуток + зарплатні податки з виплат
Відповідальність	Особиста майнова	Обмежена статутним капіталом

Для детальної покрокової інструкції дивіться відкриття ФОП та окремий розбір відкрити ФОП з-за кордону. Після реєстрації — податки ФОП за кордоном і закриття ФОП.