Облікова політика підприємства: зразок наказу та програми для обліку

Облікова політика підприємства, це документ, який визначає, як саме компанія веде бухгалтерський облік: які методи оцінки активів обирає, які регістри використовує, як організований документообіг. Оформлюється вона двома документами: наказом керівника про облікову політику та Положенням про облікову політику, де розкриваються всі обрані методи. Нижче розберемо структуру обох, наведемо приклад заповнення, чек-лист обов’язкових розділів і пояснимо, що робити у 2025/2026 році, якщо політика вже затверджена.

Якщо ви тільки починаєте вести облік і не знаєте, з чого стартувати, спершу прочитайте базовий матеріал Бухгалтерський облік з нуля: основи, план рахунків, а потім повертайтеся сюди за готовою структурою документів.

Що таке облікова політика і яким документом вона оформлюється

Облікова політика, це не одна форма з бланка, а сукупність принципів і методів, які підприємство застосовує у бухгалтерському обліку. Вимоги до неї встановлені Законом України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» № 996-XIV та НП(С)БО 1 «Загальні вимоги до фінансової звітності». Саме ці два документи визначають, що підприємство самостійно обирає форми обліку, технологію обробки облікової інформації та методи оцінки активів і зобов’язань, якщо стандарти допускають варіанти.

На практиці облікова політика складається з двох частин:

• Наказ про облікову політику, короткий розпорядчий документ керівника. Він затверджує Положення, визначає дату, з якої політика застосовується, призначає відповідального за ведення обліку та надає право підпису документів.
• Положення про облікову політику та організацію бухгалтерського обліку ТОВ, основний документ, де розписані всі обрані методи: оцінка запасів, нарахування амортизації, облік виплат працівникам за НП(С)БО 26 «Виплати працівникам», регістри, документообіг, інвентаризація.

Уніфікованої форми ні наказу, ні Положення не існує. Це означає, що зразок можна адаптувати під своє підприємство: головне, щоб документ містив обов’язкові реквізити первинного документа (назву, дату, зміст, підписи відповідальних осіб) і не суперечив стандартам.

Хто визначає облікову політику та несе відповідальність за організацію обліку

Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку несе керівник підприємства. Це прямо випливає зі ст. 8 Закону № 996-XIV: саме керівник зобов’язаний створити умови для належного ведення обліку. Він може:

• вести облік особисто (для малих підприємств такий варіант трапляється);
• призначити головного бухгалтера або іншу особу, на яку покладається ведення обліку;
• передати ведення обліку спеціалісту за договором, тобто на аутсорсинг.

Головний бухгалтер, це особа, яка організовує ведення обліку та контролює його. У межах облікової політики саме головний бухгалтер готує проєкт Положення, пропонує методи обліку та формулювання для наказу, а керівник їх затверджує. Розділяти ці ролі у документі корисно: у наказі пишуть «затверджую, керівник», а в Положенні вказують, хто відповідальний за ведення регістрів і первинних документів.

Важливий нюанс: навіть якщо облік передано на аутсорсинг, відповідальність за організацію обліку залишається на керівнику. Договір із виконавцем не скасовує обов’язку підприємства мати затверджену облікову політику.

Що включати в облікову політику: чек-лист обов’язкових і опційних розділів

Перед затвердженням документа пройдіть свій проєкт за цим списком. Обов’язкові розділи, це ті, без яких облікова політика не виконує своєї функції; опційні залежать від специфіки підприємства.

Обов’язкові розділи:

1. Загальні положення та посилання на нормативну базу: Закон № 996-XIV, НП(С)БО 1, Податковий кодекс України.
2. Принципи бухгалтерського обліку та фінзвітності, які застосовує підприємство (нарахування, обачність, превалювання сутності над формою, послідовність та інші принципи з НП(С)БО 1).
3. Організація обліку: хто веде облік, структура бухгалтерської служби, право підпису документів.
4. Первинні документи та документообіг: перелік форм, які застосовує підприємство, графік документообігу, порядок зберігання.
5. Регістри бухгалтерського обліку: які регістри веде підприємство (журнали, відомості, машинні регістри облікової системи) і хто за них відповідає.
6. Методи оцінки активів і зобов’язань: запаси, основні засоби, амортизація, дебіторська заборгованість.
7. Інвентаризація: періодичність, склад комісії, порядок оформлення результатів.
8. Порядок відображення доходів і витрат у фінансовій звітності.
9. Пункти щодо ПДВ та податку на прибуток (для платників цих податків).

Опційні розділи:

• облік виплат працівникам із посиланням на НП(С)БО 26 «Виплати працівникам» (обов’язковий, якщо є нарахування на користь персоналу);
• облік витрат за елементами та місцями виникнення;
• порядок виправлення помилок з урахуванням НП(С)БО 6 «Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах»;
• сегментний облік для груп підприємств.

Наказ про облікову політику: структура і приклад заповнення

Наказ, це «вхідні двері» облікової політики: короткий документ, який уводить Положення в дію. Типова структура наказу:

• Шапка: назва підприємства, номер наказу, дата, місце складання.
• Преамбула: посилання на Закон № 996-XIV та НП(С)БО 1.
• Основна частина: затвердити Положення про облікову політику та організацію бухгалтерського обліку; визначити дату, з якої воно застосовується; призначити відповідального за ведення обліку.
• Організаційні пункти: надати право підпису первинних документів конкретним особам, визначити порядок документообігу.
• Підпис керівника.

Приклад заповнення основної частини (формулювання можна копіювати):

ТОВ «Приклад» НАКАЗ № 7 від 05.01.2025, м. Київ. На виконання вимог Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» № 996-XIV та НП(С)БО 1 «Загальні вимоги до фінансової звітності» НАКАЗУЮ: 1. Затвердити Положення про облікову політику та організацію бухгалтерського обліку ТОВ «Приклад» (додається). 2. Застосовувати облікову політику з 01.01.2025. 3. Покласти ведення бухгалтерського обліку на головного бухгалтера Іваненко І. І. 4. Право підпису первинних документів надати головному бухгалтеру Іваненко І. І. та директору Прикладенко П. П. 5. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

Для трьох типових ситуацій наказ відрізняється лише акцентами:

• Нове ТОВ: перший наказ затверджує облікову політику з дати державної реєстрації або з початку наступного місяця, залежно від дати початку діяльності.
• Зміна головного бухгалтера: новий наказ не потрібен, якщо методи не змінюються; достатньо наказу про призначення та передачі справ.
• Перехід на річну політику без щорічного перевидання: у наказі прямо пишуть, що Положення застосовується щороку до його скасування або зміни.

Положення про облікову політику ТОВ: як скласти документ

Положення, це основний документ облікової політики. Його обсяг для малого ТОВ зазвичай вкладається у 10-20 сторінок. Логіка складання проста: берете чек-лист розділів вище і по кожному пишете, який саме варіант обрало підприємство. Наприклад:

• «Запаси оцінюються за методом середньозвартеної собівартості»;
• «Амортизація основних засобів нараховується прямолінійним методом»;
• «Облік ведеться з використанням регістрів облікової системи 1С:Бухгалтерія підприємства 3.0».

Останній пункт заслуговує окремої уваги. 1С:Бухгалтерія підприємства 3.0, це поширена в Україні програма для ведення бухгалтерського обліку, яка формує регістри, журнали та звітність. Якщо ви ведете облік у програмі, у Положенні достатньо вказати її як обрану форму обліку та перелік машинних регістрів. Для найменших підприємств облік нерідко ведуть у таблицях Excel: тоді в Положенні перелічують, які саме таблиці виконують функцію регістрів. Це законно, адже форма обліку, за Законом № 996-XIV, обирається підприємством самостійно.

Пошукові запити на кшталт «безкоштовна бухгалтерська програма для ФОП» чи «програма для ведення бухгалтерії в Excel скачати» популярні, але тут чесна порада: облікова політика ТОВ і вибір програми, це різні задачі. Програма лише реалізує те, що записано в Положенні. Спершу затверджуйте методи, потім налаштовуйте під них облікову систему.

Облікова політика з питань ПДВ

Розділ про ПДВ у Положенні потрібен платникам податку на додану вартість. У ньому фіксують обрані пункти обліку, які не суперечать Податковому кодексу України. Типові формулювання для копіювання:

• Постачання товарів і послуг: «Дохід від постачання відображається за датою першої події відповідно до норм Податкового кодексу України»;
• Неподатковані операції: «Окремий облік неподаткованих операцій ведеться для формування податкового кредиту за правилом пропорційності»;
• Компенсований ПДВ: «Податковий кредит відображається за наявності податкової накладної, зареєстрованої в Єдиному реєстрі податкових накладних».

Зверніть увагу: у розділі про ПДВ не можна «обирати» те, що ПКУ прямо врегулював. Політика лише фіксує, як підприємство організовує облік цих операцій: які регістри веде, як розділяє податковий кредит, хто відповідає за реєстрацію накладних.

Облікова політика та податок на прибуток

Розділ про податок на прибуток потрібен платникам цього податку. Ключовий момент, це фінансові результати до оподаткування, скориговані на різниці, визначені Податковим кодексом України. У Положенні варто зафіксувати:

• як підприємство веде облік різниць, що виникають за ПКУ (амортизаційні, резерв сумнівних боргів тощо);
• порядок відображення доходів і витрат у фінансовій звітності та їх зв’язок із податковим обліком;
• відповідального за формування податкової звітності.

Для підприємств на спрощеній системі цей розділ не потрібен, але згадка про застосовувану систему оподаткування в Положенні доречна. І окремо про ФОП: платник єдиного податку не має права здійснювати види діяльності, не зазначені в його облікових даних (за роз’ясненнями ДПС, перевірено 13.09.2026). Це не пункт облікової політики, а обмеження, яке варто тримати на увазі при організації обліку доходів.

Організація бухгалтерського обліку: принципи, регістри, первинні документи

Організація обліку на підприємстві спирається на принципи бухгалтерського обліку та фінзвітності з НП(С)БО 1: обачність, повнота, превалювання сутності над формою, періодичність, нарахування та відповідність доходів і витрат, історична собівартість, єдиний грошовий вимірник. У Положенні достатньо перелічити принципи, які застосовує підприємство, і пояснити, як саме вони реалізуються у ваших методах обліку.

Регістри бухгалтерського обліку, це носії, де систематизується інформація про операції: журнали, відомості, машинні регістри програми обліку. Форму регістрів підприємство визначає самостійно. Якщо облік ведеться в 1С:Бухгалтерія підприємства 3.0, у Положенні перелічують основні регістри системи та порядок їх заповнення.

Первинні документи мають обов’язкові реквізити за Законом № 996-XIV: назва документа, дата складання, назва підприємства, зміст і вимірювання операції, посади відповідальних осіб та їхні підписи. У Положенні корисно навести графік документообігу: хто створює документ, хто підписує, у який строк він потрапляє до бухгалтерії. Це знімає половину побутових конфліктів «а хто мав це підписати?».

Право підпису документів надає керівник наказом: зазвичай це перший підпис керівника та другий підпис головного бухгалтера. Для касових документів і рахунків можна окремо визначити підписантів.

Інвентаризація в обліковій політиці: періодичність і склад комісії

Інвентаризація, це обов’язковий елемент облікової політики. Періодичність підприємство визначає самостійно, крім випадків, коли інвентаризація обов’язкова за законом: перед складанням річної фінзвітності, при зміні матеріально відповідальної особи, при виявленні крадіжки або псування, за рішенням суду чи в разі ліквідації.

Склад інвентаризаційної комісії затверджує керівник наказом. До комісії включають представників адміністрації, працівника бухгалтерії та матеріально відповідальну особу; участь останньої обов’язкова. У Положенні фіксують: які активи і зобов’язання інвентаризуються, з якою періодичністю, якими документами оформлюються результати та в які строки вони передаються до бухгалтерії.

Зміни облікової політики та облікової оцінки: ретро- і перспективний методи

Зміни в обліку бувають трьох видів, і їх часто плутають. НП(С)БО 6 «Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах» розмежовує їх так:

Ретроспективний метод означає, що показники минулих періодів перераховують так, ніби нова політика застосовувалася завжди. Перспективний метод означає, що нова оцінка застосовується лише з поточного періоду і назад нічого не перераховується. У Положенні корисно прописати, хто ініціює зміни та як вони документуються новим наказом.

Чи потрібно щороку видавати наказ: облікова політика 2025/2026

Ні, щорічне перевидання наказу не обов’язкове. Облікова політика застосовується з першого дня діяльності підприємства та діє щороку, доки не змінюються підстави для її перегляду. Новий наказ потрібен у трьох випадках:

• змінюються вимоги стандартів або ПКУ, які впливають на обрані методи;
• підприємство змінює метод обліку, щоб забезпечити достовірнішу інформацію;
• змінюється організація обліку: новий головний бухгалтер, нова облікова система, нові підписанти.

Тому на 2025/2026 рік діє просте правило: якщо ваша Положення не суперечить чинним нормам і методи не змінювалися, достатньо перевірити документ за чек-листом вище і, за потреби, видати один наказ про внесення змін до окремих пунктів. Повне перевидання Положення потрібно лише тоді, коли змін багато або документ взагалі відсутній.

Що не слід включати до наказу про облікову політику: дублювання норм Податкового кодексу України (вони застосовуються і так), кадрові питання (штатний розпис, посадові інструкції, це окремі документи) та деталі, які часто змінюються (графіки відпусток, конкретні суми лімітів каси). Наказ має залишатися коротким і стабільним, а вся методологія живе в Положенні.

Сценарій: нове ТОВ затверджує облікову політику

Ситуація: зареєстровано нове ТОВ, яке планує стати платником ПДВ і найняти головного бухгалтера на півставки.

Кроки:

1. Головний бухгалтер готує проєкт Положення за чек-листом: принципи з НП(С)БО 1, регістри 1С:Бухгалтерія підприємства 3.0, графік документообігу, пункти щодо ПДВ, періодичність інвентаризації.
2. Керівник видає наказ про облікову політику з датою застосування від початку діяльності та надає право підпису.
3. Бухгалтер налаштовує облікову систему під затверджені методи: метод оцінки запасів, метод амортизації, роздільний облік ПДВ.
4. Виконавці ознайомлюються з документом під підпис.

Результат: підприємство має повний комплект документів за кілька днів роботи, а при перевірках і аудиторських послугах не виникає питань «а чому ви обрали саме цей метод?». Більше про побудову обліку з нуля читайте в матеріалі Бухгалтерський облік з нуля: основи, план рахунків.