Бухгалтерський облік: основи, план рахунків та принципи

Що таке бухгалтерський облік простими словами

Бухгалтерський облік, це безперервний процес виявлення, вимірювання, реєстрації, накопичення, узагальнення та передачі інформації про господарську діяльність підприємства. Вся інформація фіксується у грошовому вимірнику і має бути документально підтвердженою. Мета обліку: дати користувачам повну і достовірну картину фінансового стану, результатів діяльності та руху коштів.

Завдання обліку можна звести до чотирьох груп. По-перше, забезпечити управлінський персонал даними для рішень. По-друге, сформувати фінансову звітність для зовнішніх користувачів. По-третє, захистити майно підприємства через контроль за його збереженням. По-четверте, надати державі інформацію для оподаткування та статистики. Кожна господарська операція проходить через облік від первинного документа до рядка у звіті, і жодна не повинна залишитися поза увагою.

Види бухгалтерського обліку

Облік не є монолітною дисципліною: залежно від мети і користувачів він поділяється на кілька видів. Для тих, хто планує працювати з бізнесом на спрощеній системі, корисно одразу звіряти теорію з практикою: як це виглядає у реальних умовах, описано у матеріалі про ведення бухгалтерії ФОП.

Фінансовий та податковий облік часто дають різні результати на одних даних, бо керуються різними правилами визнання доходів і витрат. Саме тому окремий напрям роботи бухгалтера: податкова звітність ФОП та ТОВ, де розбіжності між обліками видно найяскравіше.

Об’єкти бухгалтерського обліку

Об’єкти обліку, це те, що вимірює і відображає бухгалтерія. Їх прийнято групувати так:

• Господарські засоби (активи): основні засоби, запаси, дебіторська заборгованість, гроші в касі та на рахунках.
• Джерела засобів: власний капітал і зобов’язання перед кредиторами, банками, бюджетом.
• Господарські процеси та операції: постачання, виробництво, реалізація, а також доходи і витрати, які вони генерують.

Кожен об’єкт має свою вартісну оцінку і «прописується» на відповідних рахунках бухгалтерського обліку. Рахунки бухгалтерського обліку, це своєрідні комірки облікової системи: активні рахунки обліковують засоби, пасивні: джерела, активно-пасивні: розрахунки, де сальдо може бути як дебетовим, так і кредитовим.

Принципи бухгалтерського обліку

Принципи бухгалтерського обліку закріплені у законі № 996-XIV і є фундаментом, на якому тримається вся облікова система. Перелічимо їх без спроби «переказати» закон: це ті самі десять положень, які студенти вчать на першому курсі.

1. Обачність: не нараховувати надмірних запасів і резервів, оцінювати активи обережно.
2. Повнота: відображати всі факти господарської діяльності без винятків.
3. Доречність: інформація має впливати на рішення користувачів.
4. Зіставність: облік від періоду до періоду ведеться однаково.
5. Поміркованість: баланс між зацікавленістю окремих груп користувачів.
6. Превалювання сутності над формою: операції відображаються за їх економічною сутністю, а не лише за юридичною формою.
7. Автономність: активи і зобов’язання підприємства відокремлені від активів власників.
8. Послідовність: обрана облікова політика застосовується постійно.
9. Нарахування: доходи і витрати визнаються у періоді, до якого вони належать, а не за датою грошей.
10. Єдиний грошовий вимірник: облік ведеться в одній валюті.

Метод бухгалтерського обліку: елементи та сквозний приклад

Метод бухгалтерського обліку, це сукупність прийомів, через які об’єкти обліку відображаються і контролюються. Класичні елементи методу: документування, інвентаризація, оцінка, калькуляція, рахунки та подвійний запис, баланс, звітність. Розберемо їх на одному числовому прикладі.

Крок 1: документування. Підприємство купує 10 одиниць товару на 5 000 грн. Постачальник виписує податкову накладну та видаткову накладну: первинні документи, які підтверджують операцію. Без первинного документа бухгалтерія операцію не визнає.

Крок 2: оцінка і калькуляція. Товар оцінюється за собівартістю 5 000 грн плюс транспортні витрати, якщо вони оплачені покупцем: їх розподіляють на собівартість придбаного товару.

Крок 3: рахунки та подвійний запис. Проводка: Дебет рахунку запасів, Кредит рахунку розрахунків з постачальниками на 5 000 грн. Подвійний запис гарантує рівність дебету і кредиту: сума відображається на двох рахунках, тому баланс ніколи «не розходиться» через одну операцію.

Крок 4: інвентаризація. Наприкінці періоду фактична наявність товару звіряється з даними рахунку. Якщо на складі 9 одиниць замість 10, нестача документується і списується за правилами облікової політики.

Крок 5: баланс і звітність. Сальдо рахунків переносяться до бухгалтерського балансу: запаси у складі активів, заборгованість постачальнику у складі зобов’язань. Так одна операція проходить шлях від паперового документа до рядка фінансового звіту.

Регістри бухгалтерського обліку, це носії інформації, де накопичуються і систематизуються записи: журнали, відомості, книги. Сьогодні їх роль виконують електронні таблиці та облікові програми, але логіка регістрів не змінилася з часів паперових журналів.

Історія бухгалтерського обліку: від Луки Пачолі до МСФЗ

Облік старший за літературу та гроші у звичному розумінні: глиняні таблички з обліком зерна і худоби археологи датують тисячоліттями до нашої ери. Але революція сталася в середньовічній Італії, коли купці почали вести книги з подвійним записом: кожна сума фіксувалася двічі, у дебеті одного рахунку і кредиті іншого.

Систематизував цей підхід ченець і математик Лука Пачолі. У 1494 році у його праці «Сума арифметики, геометрії, пропорції та пропорційності» вийшов розділ «Трактат про рахунки і записи»: перший друкований опис подвійної бухгалтерії, її балансу і закриття книг. «Трактат про рахунки і записи» досі вважається точкою народження бухгалтерії як науки.

Подальша історія: це рух від торгових книг до промислової калькуляції собівартості у XIX столітті, від неї до управлінського обліку у XX, а від нього до глобальної стандартизації. Сьогодні вертикаль розвитку веде до МСФЗ: міжнародних стандартів, які стали мовою фінансових звітів для компаній по всьому світу.

Правове регулювання бухгалтерського обліку в Україні

Нормативна база обліку в Україні має кілька рівнів. Базовий: Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996-XIV, прийнятий 16 липня 1999 року. Він визначає принципи обліку, вимоги до фінансової звітності та норму ст. 8: відповідальність за організацію обліку несе керівник підприємства. Чинна редакція закону з датами змін опублікована на сайті Верховної Ради, і саме звідти варто брати текст для роботи, а не з конспектів.

Другий рівень: національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, скорочено НП(С)БО. НП(С)БО 1 «Загальні вимоги до фінансової звітності» задає форму і склад звітності, інші положення: правила обліку запасів, основних засобів, доходів, фінансових інструментів. Для публічного сектору діють Національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку в державному секторі та окремий План рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, відмінний від плану рахунків для підприємств.

Третій рівень: МСФЗ, обов’язкові для публічних акціонерних товариств, банків та підприємств, що здійснюють господарську діяльність за важливими критеріями, визначеними законом. Діє і «Положення про організацію бухгалтерського обліку і звітності в Україні», яке конкретизує організаційні питання ведення обліку.

Хто може вести облік на підприємстві, прямо залежить від ст. 8 закону № 996-XIV. Орієнтуйтесь за чек-листом нижче.

Фінансова звітність та її користувачі

Повний пакет фінансової звітності за НП(С)БО 1 складається з чотирьох форм:

• Бухгалтерський баланс: моментальний знімок активів, капіталу і зобов’язань на дату.
• Звіт про фінансові результати: доходи, витрати і фінансовий результат за період.
• Звіт про рух грошових коштів: надходження і видатки грошей за операційною, інвестиційною та фінансовою діяльністю.
• Звіт про власний капітал: зміни капіталу за період: внески, розподіли, переоцінки.

Користувачі звітності поділяються на внутрішніх (власники, менеджмент, працівники) і зовнішніх (інвестори, банки, постачальники, покупці бізнесу, державні органи). Малим підприємствам дозволена спрощена система: скорочені форми за малим колом показників. Публічні компанії, що звітують за МСФЗ, публікують звітність у консолідованому форматі з розширеною пояснювальною інформацією.

Оцінювання активів і пасивів

Оцінка, це елемент методу, який перетворює фізичні об’єкти в грошові показники. Загальне правило: активи відображаються за історичною собівартістю, тобто за сумою фактичних витрат на їх придбання чи виробництво. Але для ряду об’єктів передбачені інші підходи.

Запаси оцінюються за нижчою з двох величин: собівартістю або чистою вартістю реалізації. Основні засоби після визнання можуть оцінюватися за переоціненою вартістю, і тоді переоцінка стає регулярною процедурою. Дебіторська заборгованість відображається за чистою реалізаційною вартістю: номінал мінус резерв сумнівних боргів. Фінансові інвестиції оцінюються за справедливою вартістю або за методом участі в капіталі залежно від їх типу. Пасиви, як правило, показуються за теперішньою вартістю майбутніх виплат, коли строки істотні.

Інвентаризація

Інвентаризація: звірка фактичної наявності активів і зобов’язань з даними обліку. Вона виконує контрольну функцію методу: підтверджує, що записи відповідають реальності, і виявляє розбіжності: лишки, нестачі, псування, помилки у відображенні.

Інвентаризація буває обов’язкова (перед складанням річної звітності, при зміні матеріально відповідальної особи, при крадіжках і пожежах) та періодична, яку підприємство планує самостійно. Результати оформлюються протоколом, а виявлені розбіжності регулюються за правилами облікової політики та нормами законодавства.

Аудит і фінансовий контроль

Облік сам по собі не гарантує достовірності, тому існує незалежна перевірка. Аудит, це перевірка фінансової звітності незалежним аудитором на відповідність визначеним критеріям: вимогам НП(С)БО або МСФЗ. Обов’язковий аудит закон передбачає для окремих категорій суб’єктів, зокрема публічних компаній і банків.

Поряд з аудитом працює і державний фінансовий контроль: перевірки дотримання бюджетного законодавства та ефективності використання коштів. Для бухгалтера це означає просту річ: кожен запис має бути підтверджений первинним документом, бо саме документи перевіряються у першу чергу.

Управлінський облік

Управлінський облік, це облік для себе, а не для зовнішнього світу. Його форми і періодичність закон не регламентує: підприємство будує систему під власні потреби. Типові завдання: калькуляція собівартості продукції, планування бюджетів, контроль виконання, аналіз беззбитковості, оцінка рентабельності напрямів бізнесу.

Відмінність від фінансового обліку принципова: управлінський облік може працювати з прогнозами, негрошовими показниками, будь-якою періодичністю і деталізацією. Малому бізнесу навіть проста таблиця «дохід, витрата, маржа по клієнтах» уже є елементом управлінського обліку і часто корисніша за ідеально зведений баланс.

Кейс: місяць облікової роботи малого підприємства

Ситуація. Небільше ТОВ на загальній системі: двоє працівників, невелика торгівля.

Шаги. 1) Кожен день: прийом первинних документів (накладні, банківські виписки) і реєстрація в регістрах. 2) Щотижня: проведення банківських і касових операцій, нарахування зарплати у кінці місяця. 3) Останній день місяця: закриття рахунків витрат, нарахування амортизації, зведення оборотів. 4) Початок наступного місяця: формування звітності, подання декларацій.

Результат. Через місяць підприємство має повний цикл: від первинного документа до сальдо на балансі і поданих звітів. Саме цей цикл і є «повсякденною» бухгалтерією, яку вивчають у теорії.

Міні-глосарій ключових сутностей

• НП(С)БО: національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, правила обліку для підприємств України; актуальні версії: на сайті Міністерства фінансів.
• МСФЗ: міжнародні стандарти фінансової звітності; офіційні переклади публікуються Мінфіном.
• План рахунків: систематизований перелік бухгалтерських рахунків; для підприємств і для державного сектору діють різні плани.
• Регістри бухгалтерського обліку: журнали та відомості (чи їх електронні аналоги), де накопичуються записи за рахунками.
• Закон № 996-XIV: базовий закон про облік; чинна редакція: на сайті Верховної Ради.

Що читати далі

Теорія стає зрозумілою швидше поруч із практикою: подивіться, як виглядає організація ведення бухгалтерії ФОП на спрощеній системі та як готується податкова звітність ФОП та ТОВ. Порівняння теорії з реальним обліковим циклом малого бізнесу найкраще закріплює матеріал.