Ведення ФОП 3 групи: облік, податки та звітність

Ведення ФОП на 3 групі зводиться до трьох речей: правильного обліку доходів, вчасних платежів і звітності, яку не соромно показати перевіряючому. Спрощена система оподаткування не звільняє від обліку, вона лише робить його простішим, ніж на загальній системі. Далі розкладемо, що саме треба робити щомісяця і щокварталу, і де самостійне ведення починає з’їдати час.

GarantoFlaw - приватна компанія-посередник, а не державний орган. Ми не видаємо документи від імені держави і не даємо обов’язкових податкових консультацій; фінальне слово завжди за Державною податковою службою України.

Короткий чек-лист самостійного ведення

Якщо цей список виглядає як робота на пів дня щомісяця, має сенс порахувати, скільки коштує ваша година. Далі по пунктах.

Умови та ставки на 3 групі

Третя група - це ставка у відсотках від доходу, а не фіксована сума, як на другій. Єдиний податок сплачується за обраним у заяві періодом, а звітність подається разом із декларацією платника єдиного податку.

Єдиний соціальний внесок (ЄСВ) для ФОП обов’язковий для всіх, хто не має пільги. Адміністратором ЄСВ виступає Пенсійний фонд України, а ставка внеску становить 22%. У 2025 році мінімальний страховий внесок дорівнював 1760 грн на місяць (8000 грн × 22%), у 2026 році - 1902,34 грн на місяць, бо мінімальна зарплата зросла до 8647 грн. Максимальний внесок у 2026 році - 38046,80 грн. ЄСВ сплачується до 20 числа місяця, наступного за звітним кварталом.

Пільги збереглися для окремих категорій: ФОП з інвалідністю, ФОП-пенсіонери, наймані працівники-підприємці. Це врегульовано законом «Про збір та облік єдиного внеску…» від 08.07.2010 № 2464-VI та інструкцією Мінфіну від 20.04.2015 № 449.

Важливий нюанс: з 01.01.2025 призупинено дію п. 9-19 розд. VIII Закону № 2464-VI, який раніше дозволяв не сплачувати ЄСВ, тому «нульові» періоди без підстави тепер обертаються боргом. За несвоєчасну сплату Пенсійний фонд нараховує штраф 20% від суми боргу та пеню 0,1% за кожен день прострочення.

Облік доходів і витрат та первинні документи

На 3 групі базою для єдиного податку є дохід, тому книга обліку доходів - головний документ спрощенця. Якщо ви платник ПДВ, ведеться книга обліку доходів і витрат. Заповнюйте її щомісяця: дата, сума, джерело надходження. Банківська виписка без книги - це ще не облік.

Первинні документи - це те, що податкова просить у першу чергу. Для послуг це акт виконаних робіт або інвойс з підтвердженням оплати, для торгівлі - видаткові документи. Зберігайте первинку за періодами, прив’язуйте кожен документ до конкретного надходження в книзі. Під час перевірки саме розрив між випискою і первинкою дає найбільше питань.

Про касову дисципліну та ПРРО для торгових точок детальніше розписано на сторінці ПДВ для ФОП: реєстрація, ставки та звітність, там же про реєстрацію платником ПДВ.

Реєстрація та КВЕД

Якщо ФОП ще не відкритий, групу і КВЕД обирають одразу при реєстрації. КВЕД - це код виду діяльності, і їх можна вказати кілька. Практична порада: не обмежуйтесь одним вузьким кодом, додайте суміжні, бо дохід за незаявлений вид діяльності на спрощеній системі трактується як порушення умов перебування.

Змінити групу чи додати КВЕД можна протягом року через заяву. Покрокову реєстрацію з нуля ми описали окремо: Відкриття ФОП через Дію: покрокова допомога.

Електронний кабінет: як перевірити свій статус

Найчастіша помилка новачків - впевненість, що після реєстрації ФОП автоматично обліковуються на 3 групі. Це не так: потрібна заява про застосування спрощеної системи. Перевірити просто:

1. Зайдіть в електронний кабінет платника податків на порталі Державної податкової служби України.
2. Відкрийте розділ облікових даних або «Відомості про облік платника».
3. Подивіться групу єдиного податку, ставку та дату реєстрації.
4. Якщо запису немає, подайте заяву про застосування спрощеної системи до кінця кварталу, з якого хочете платити єдиний податок.

Ця перевірка займає п’ять хвилин і рятує від неприємного сюрпризу у вигляді нарахувань за загальною системою.

Календар строків і типові помилки

Типові помилки самостійного ведення повторюються з року в рік:

• Змішування особистих і підприємницьких надходжень на одній картці, через що дохід у книзі не збігається з виписками.
• Пропущений звіт по ЄСВ при тому, що внесок сплачено: без звіту платіж часто «висить» не рознесеною.
• Дохід понад ліміт без переходу на загальну систему оподаткування, що тягне перерахунок за повний рік.
• Відсутність первинки при готівкових розрахунках без POS-термінала.
• Декларація, подана з помилками, і коригування вже після закінчення строку.

Позбавлення спрощеної системи - реальний наслідок: ДПС може зняти з єдиного податку за перевищення ліміту або недопустимий вид діяльності, і тоді рахунок за минулий період нараховують за ставками загальної системи. Податкова декларація про майновий стан і доходи стосується тих, хто перейшов на загальну систему або отримав доходи поза підприємництвом.

Кадровий облік: коли з’являються працівники

Найманий працівник на ФОП - це трудовий договір, зарплатні відомості, розрахунок єдиного соціального внеску (ЄСВ) із зарплати та податків з виплат. Спрощенець має право наймати людей, але обсяг обліку зростає помітно: щомісячні платежі, звітність по працівниках, відпускні. Якщо плануєте розширення, закладіть це у вибір між самостійним веденням та аутсорсом.

Самостійно, сервіс чи бухгалтер: порівняння

Сервіси зручні для нагадувань і форм, але відповідальність за помилку все одно на підприємці. Аутсорс має сенс, коли операцій багато, є працівники або ви платник ПДВ. Основи теорії, якщо хочете розібратися глибше, зібрані в матеріалі Бухгалтерський облік: основи, план рахунків, а форми звітності детально - у розділі Податкова звітність ФОП та ТОВ: підготовка.

Сценарій: перевірка ФОП 3 групи

Ситуація: ДПС надсилає запит про документи за минулий рік. Кроки: податкова запитує книгу обліку доходів, банківські виписки та первинні документи по конкретних контрагентах; звіряє кожне надходження з актом виконаних робіт; перевіряє, чи сплачений єдиний соціальний внесок (ЄСВ) за всіма кварталами. Результат: за кілька днів на розгляд, і там, де первинка є і збігається з книгою, питань не виникає. Там, де актів немає, дохід можуть виключити з обліку або донарахувати податок.

Висновок простий: облік доходів і первинка - це не бюрократія, а ваш захист. Ведіть їх регулярно, і навіть перевірка пройде без емоцій.

Як ми підключаємо ведення

Порядок роботи з GarantoFlaw описаний у блоці кроків вище: від перевірки статусу до супроводу протягом року. Вартість залежить від кількості операцій, наявності працівників і статусу платника ПДВ, тому фіксовану цифру ми не називаємо до огляду вашої справи. Перший крок - коротка розмова про вашу діяльність і документи, які вже є в наявності.

Див. також

• Калькулятор ПДВ: розрахунок 20% та виділення з суми
• Ліквідація ТОВ у 2026 році: алгоритм та вимоги
• ПДВ для ФОП: реєстрація, ставки та звітність з ПДВ