Умови та ліміт доходу 3 групи у 2025 році

ФОП на 3 групі сплачує єдиний податок з чистого доходу, тобто з різниці між доходом і документально підтвердженими витратами. Спрощена система оподаткування для цієї групи не обмежує кількість працівників, а ліміт доходу встановлений Податковим кодексом України і рахується за календарний рік. Якщо межа перевищена, ФОП зобов’язаний перейти на загальну систему оподаткування з початку наступного кварталу.

Перевірити, чи дійсно податкова обліковує вас на спрощеній системі, можна самостійно. Для цього є два шляхи:

1. Зайдіть в електронний кабінет платника податків на порталі Державної податкової служби України, розділ «Відомості про платника». Там відображається група єдиного податку і ставка.
2. Сформуйте виписку з реєстру платників єдиного податку: у кабінеті це сервіс «Перевірка реєстрації платника єдиного податку», де за РНОКПП видно групу та дату реєстрації.

Робіть таку перевірку хоча б раз на рік і після будь-яких заявок на зміну групи. Буває, що заява «загубилась» між реєстрами, а про розбіжність ви дізнаєтесь лише з податкового повідомлення.

Ставки податків та ЄСВ: скільки і коли платити

На 3 групі ФОП сплачує три основні платежі: єдиний податок, військовий збір та єдиний соціальний внесок (ЄСВ). Єдиний податок і військовий збір рахуються від чистого доходу, ЄСВ сплачується з мінімальної бази або більшої суми за вашим вибором. Точні ставки закріплені в Податковому кодексі України, і ми не наводимо цифр у статті, щоб не вводити в оману: ставки та ліміти періодично змінюються, актуальні значення завжди можна подивитись у своєму електронному кабінеті або уточнити у бухгалтера.

Строки сплати прив’язані до кварталів: єдиний податок і військовий збір сплачуються протягом певного часу після завершення кварталу, ЄСВ сплачується щомісяця. Декларація платника єдиного податку подається за підсумками кварталу або року, Звіт по ЄСВ теж має свої періоди. Зручніше тримати весь календар під рукою:

Точні дати на кожен рік краще звіряти з календарем платника на сайті ДПС: вони зсуваються через вихідні та святкові дні.

Реєстрація ФОП на 3 групі та вибір КВЕД

Зареєструвати ФОП одразу на 3 групі можна через застосунок Дія або офлайн у ЦНАП. Окремо подається заява про застосування спрощеної системи оподаткування: без неї вас облікують за замовчуванням, і це одна з найпоширеніших помилок новачків. Детальний покроковий сценарій описаний у матеріалі Відкриття ФОП через Дію.

КВЕД варто продумати до реєстрації. Види діяльності впливають на те, чи взагалі можна застосовувати спрощену систему: деякі види для єдиного податку заборонені. Практичне правило: додайте основний КВЕД і кілька суміжних «про запас», бо додавання нового виду пізніше потребує окремої заяви. Якщо плануєте і продаж товарів, і послуги, обидва напрямки краще зафіксувати одразу.

Книга обліку доходів і первинні документи

Книга обліку доходів на 3 групі ведеться обов’язково. У неї записуються всі надходження на рахунок і в касу. Якщо ви обрали варіант оподаткування доходу за вирахуванням документально підтверджених витрат, замість простої книги ведеться книга обліку доходів і витрат, і кожна витрата має бути підкріплена документом.

Первинні документи ФОП: це інвойси, акти виконаних робіт, банківські виписки, чеки з ПРРО, видаткові накладні. Для фрилансера мінімальний набір виглядає так:

• інвойс або рахунок клієнту;
• акт виконаних робіт або інший документ, що підтверджує надання послуги;
• виписка з банку про надходження коштів;
• документи на витрати, якщо ви рахуєте податок з різниці.

Зберігайте все: і вхідне, і вихідне. Паперові документи тримайте окремою текою за кварталами, електронні складайте у хмару з чіткою структурою папок. Коли податкова приходить з перевіркою, саме повнота первинки вирішує, чи буде донарахування.

Облік доходів і витрат ФОП

Облік доходів і витрат ФОП на 3 групі простий за структурою, але вимагає дисципліни. Дохід визнається на дату надходження коштів, а не на дату підписання акта. Тому банківська виписка: ваш головний документ, і звірка «книга обліку проти виписки» раз на місяць рятує від розбіжностей.

Витрати мають сенс лише тоді, коли вони документально підтверджені і пов’язані з господарською діяльністю. Оплата хостингу, програм, відрядження, оренда: усе це працює, якщо є рахунок і платіжний документ. Особисті покупки, навіть з бізнесового рахунку, до витрат не потраплять. Основи подвійного запису і структури обліку ми розбираємо окремо у статті Бухгалтерський облік: основи, якщо хочете розуміти логіку глибше.

Подання звітності через електронний кабінет ДПС

Електронний кабінет платника податків закриває майже всі рутинні задачі: там видно нарахування, можна сформувати платіжки, завантажити декларації та отримувати листи. Для подання звітності онлайн потрібен кваліфікований електронний підпис: його видають у ЦНАП або через Дію.

Порядок подання декларації через кабінет:

1. Сформуйте декларацію платника єдиного податку у сервісі або в бухгалтерській програмі.
2. Підпишіть кваліфікованим електронним підписом.
3. Завантажте в кабінет і збережіть квитанції: першу про отримання, другу про включення до звітності.

Друга квитанція: це підтвердження, що звіт прийнято. Без неї звіт вважається неподаним, тому перевіряйте квитанції того ж дня. Окрема форма чекає на ФОП, який перейшов на загальну систему оподаткування: там замість декларації платника єдиного податку подається податкова декларація про майновий стан і доходи, за підсумками року. Якщо подаєте звітність за себе і за працівників, зручніше делегувати це бухгалтеру: деталі у матеріалі Податкова звітність ФОП та ТОВ.

Обов’язки ФОП з працівниками, ПРРО та ПДВ

Як тільки у ФОП з’являються працівники, облік ускладнюється: трудові договори, заробітна плата, утримання податків, щомісячна звітність. Це вже повноцінний кадровий облік, і помилки тут найдорожчі, бо стосуються людей.

Розрахунки з фізичними особами через POS-термінал або готівкою вимагають застосування ПРРО: програмного РРО, який передає чеки податковій у реальному часі. Чеки з ПРРО також є первинними документами, і їх потрібно звіряти з книгою обліку доходів.

Окрема історія: добровільна або обов’язкова реєстрація платником ПДВ. Вона додає щомісячну декларацію, реєстрацію податкових накладних та роботу з ЄРПН. Коли це вигідно, а коли ні, розібрано у статті ПДВ для ФОП. Коротко: якщо ваші клієнти платники ПДВ і їм вигідний податковий кредит, реєстрація часто окупается, але рахувати це треба на цифрах власного бізнесу.

Типові помилки, штрафи та перевірки

Найчастіші помилки при самостійному веденні ФОП 3 групи:

• заява про застосування спрощеної системи не подана або «загубилась», і ФОП фактично на загальній системі;
• перевищення ліміту доходу без переходу на загальну систему оподаткування;
• дохід записаний не в день надходження, і книга обліку розходиться з випискою;
• витрати без первинних документів, які податкова знімає при перевірці;
• пропущена друга квитанція про включення звіту до звітності;
• чеки ПРРО не звірені з надходженнями.

Штрафи за порушення встановлені Податковим кодексом України: за неподання або несвоєчасне подання декларації передбачені штрафні санкції, за заниження податкового зобов’язання донарахування з пенями. Конкретні суми залежать від тривалості прострочення і повторності порушення, тому ми не наводимо цифр: вони змінюються, а актуальні значення варто звіряти з чинною редакцією Кодексу.

Кейс: що реально перевіряє податкова. Ситуація: ФОП на 3 групі, надходження на рахунок, частина клієнтів платила на картку. Податкова призначила документальну перевірку. Кроки: ФОП зібрав за період інвойси, акти виконаних робіт, банківські виписки та книгу обліку доходів; звірив кожне надходження з документом; підготував пояснення щодо кількох надходжень, які виявились поверненнями від клієнтів. Результат: розбіжностей по доходах не знайшли, донарахувань не було. Срок підготовки: близько тижня спокійної роботи з архівом. Висновок простий: перевірка лякає лише того, у кого первинка не в порядку.

Самостійне ведення vs аутсорсинг: порівняння та кейси

Чи можна вести ФОП самостійно? Так, якщо у вас проста операційна діяльність: без працівників, без ПДВ, з десятком клієнтів на квартал. Електронний кабінет ДПС безкоштовний, книга обліку доходів ведеться вручну, і на все йде кілька годин на місяць.

Але є ціна цього «безкоштовно»: ваш час, ризик пропустити строк і ризик помилки, за яку платите ви, а не сервіс. Порівняємо варіанти:

Проміжний варіант теж робочий: передати лише звітність і розрахунок податків, а облік доходів вести самому. Це дешевше повного пакету і знімає головний ризик: пропущені строки та помилки в деклараціях.

Орієнтир для рішення: порахуйте, скільки годин на місяць забирає облік, і помножте на вашу ставку як фахівця. Якщо ця сума близька до вартості ведення, делегування вигідніше вже тому, що звільняє час на основну роботу. А якщо у вас з’явились працівники або ПДВ, самостійне ведення швидко перетворюється з економії на джерело ризиків.

Головне, що варто забрати зі статті: спрощена система оподаткування на 3 групі прощає багато що, але не прощає відсутності первинних документів і пропущених строків. Порядок у цих двох речах: це 90% спокійного життя ФОП.