Хто подає декларацію з ПДВ та за якою формою

Декларацію з ПДВ подають усі платники податку на додану вартість: і юридичні особи, і ФОП, зареєстровані як платники. Реєстрація підтверджується записом у Реєстрі платників ПДВ, який веде Державна податкова служба: без такого запису звітувати з ПДВ не потрібно.

Форми декларації та Порядок заповнення і подання податкової звітності з податку на додану вартість затвердив Мінфін України. Чинна редакція форм і Порядку заповнення затверджена наказом Мінфіну від 28.01.2016 № 21 (далі, Порядок № 21), а актуальні зміни внесені наказом Мінфіну від 09.08.2024 № 400. Обидва документи чинні, і саме за ними формується звітність сьогодні.

Слово «декларація» в українському праві має багато значень, і плутати їх не варто. Податкова декларація з ПДВ: приклад заповнення стосується лише звітності платників податку. Окремі інститути, це декларування зброї, яке здійснюється в органах Національної поліції України, а порядок декларування встановлює МВС України (джерело: закон № 3899-IX та портал mvs.gov.ua, перевірено 13.09.2026). Для порівняння: письмова заява, паспорт-книжечка або ID-картка, фотокартка 3,5х4,5 см, витяг про місце проживання та ідентифікаційний номер, це перелік документів для декларування зброї за даними МВС, а не для податкової звітності. У цій статті йдеться виключно про податкову декларацію.

Строки подання декларації та сплати ПДВ

Стандартний звітний період, календарний місяць. Декларація подається протягом двадцяти календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного місяця, у такий самий строк сплачується податок. Податковий кодекс України встановлює ці строки для всіх платників без винятків.

Ситуація	Звітний період	Коли подати та сплатити
Звичайний місяць	Календарний місяць	20 календарних днів після місяця
Реєстрація платником не з 1 числа	Період з дня реєстрації до останнього дня місяця	20 календарних днів після завершення такого періоду
Анулювання реєстрації	Останній період: з першого дня місяця до дня анулювання	20 календарних днів після дня анулювання

Приклад по датах: якщо платника зареєстрували 15 березня, першим звітним періодом буде проміжок з 15 по 31 березня, і декларацію за нього подають у загальні двадцять днів після завершення періоду. Якщо реєстрацію анулювали 10 липня, останній період триває з 1 по 10 липня, і звіт за нього подається протягом двадцяти днів після анулювання.

Структура декларації: вступна частина та розділи

Декларація складається зі вступної частини та основних розділів. У вступній частині зазначаються тип декларації (звітна, звітна нова, уточнююча), звітний період, назва платника, код ЄДРПОУ для юридичних осіб або РНОКПП для ФОП, податкова адреса. Помилки в реквізитах вступної частини затягують обробку звіту, тому їх варто перевіряти першими.

Основна частина складається з розділів про податкове зобов’язання, податковий кредит та розрахунки за результатами періоду. Показники розділів мають збігатися з даними Реєстру отриманих та виданих податкових накладних: податкова звіряє ці суми автоматично.

Порядок заповнення податкового зобов’язання

Розділ «Податкове зобов’язання» заповнюється за Порядком № 21: у ньому відображаються операції з постачання товарів і послуг, включно з умовними постачаннями та операціями, що оподатковуються за різними ставками. Кожен рядок відповідає певному виду операцій, тому важливо розкладити обороти за правильними рядками, а не зводити все в один.

З окремою логікою заповнюються зобов’язання за послуги нерезидентів: якщо резидент отримує послуги від нерезидента на митній території України, податкове зобов’язання нараховує отримувач послуги. Такі суми показуються окремо, і саме тут найчастіше виникають розбіжності з реєстром, якщо розрахунок коригування або накладна зареєстровані пізніше.

Податковий кредит у декларації

Податковий кредит формується з сум ПДВ, нарахованих у складі ціни придбаних товарів і послуг, які використовуються в оподатковуваних операціях. Право на кредит підтверджується податковими накладними, зареєстрованими в Єдиному реєстрі, або митними деклараціями при імпорті.

При імпорті варто пам’ятати про різницю документів: митні декларації на бланку єдиного адміністративного документа мають форми МД-2 (ЄАД), МД-3 (додаткові аркуші), МД-6 (доповнення) та МД-8 (специфікація), затверджені відповідним наказом митного відомства (джерело: customs.gov.ua, наказ № 651, перевірено 13.09.2026). Саме митна декларація, а не податкова, підтверджує сплату ПДВ на митниці і дає право на кредит. Не плутайте також із компенсаціями від держави: призначення і виплата компенсації здійснюється уповноваженим органом за адресою задекларованого або зареєстрованого місця проживання (джерело: постанова на порталі zakon.rada.gov.ua, перевірено 13.09.2026), але це стосується інших видів виплат, а не ПДВ.

Практичне правило: кредит відображається в тому звітному періоді, коли виконані умови Податкового кодексу України і накладна зареєстрована. Якщо реєстрація відбулася пізніше, кредит переноситься на наступний період, а не «затягується» заднім числом у поточну декларацію.

Додатки до декларації: коли які обов’язкові

Додатки подаються разом з декларацією лише за наявності відповідних показників. Порожні додатки не потрібні: це прямо випливає з Порядку № 21.

Додаток	Коли подається
Д1	Розрахунок коригування сум ПДВ до податкової декларації з ПДВ: при виправленні помилок через уточнюючий розрахунок
Д5	Розшифровка операцій з постачання за ставками, відмінними від основної
Д6	Розшифровка операцій з придбання з різними ставками ПДВ
Д8	Розшифровка за операціями, що потребують окремого відображення за Порядком № 21
Уточнюючі розшифровки	Разом з уточнюючим розрахунком, коли коригуються показники попередніх періодів

Додаток 2 до декларації з ПДВ та додаток 5 до декларації з ПДВ найчастіше шукають у контексті розшифровок операцій: їх заповнення залежить від того, які саме операції відображені в основній частині. Перед поданням перевірте, що кожен доданий додаток має заповнені показники і логічно пов’язаний з рядками декларації.

Подання декларації без показників

Якщо за звітний період операцій немає, декларацію все одно потрібно подати: з нульовими показниками. Відсутність оборотів не звільняє платника від звітності до моменту анулювання реєстрації платником ПДВ. Нульова декларація подається у загальні строки, і за її неподання застосовуються ті самі наслідки, що й за неподання звіту з показниками.

Як сформувати та куди подати декларацію

Декларація з ПДВ подається в електронній формі з кваліфікованим електронним підписом через електронний кабінет платника на порталі Державної податкової служби. Паперова форма для платників ПДВ практично не застосовується: звітність формується у бухгалтерських програмах або сервісах, підписується ключем і надсилається у приймальню звітності.

Після відправлення збережіть квитанції про отримання та прийняття звіту: вони підтверджують дату подання. Загальний контекст підготовки звітності для різних форм господарювання розібраний у матеріалі Податкова звітність ФОП та ТОВ: підготовка.

Уточнюючий розрахунок з ПДВ

Якщо після подання декларації виявилася помилка, виправлення проводиться через уточнюючий розрахунок податкових зобов’язань з ПДВ. У вступній частині уточнюючої декларації з ПДВ зазначається тип «уточнююча», а сам розрахунок супроводжується додатком 1 до уточнюючої декларації з ПДВ, де наводяться виправлені показники. Порядок заповнення уточнюючого розрахунку ПДВ (додаток 1) передбачає зазначення рядка, що коригується, попереднього значення, виправленого значення та різниці.

Плутати уточнюючий розрахунок з уточнюючими розшифровками не можна: це різні документи.

Критерій	Уточнюючий розрахунок	Уточнюючі розшифровки
Призначення	Виправлення сум у самій декларації	Деталізація показників при коригуванні
Коли подається	Знайдено помилку у зобов’язанні або кредиті	Разом з уточнюючим розрахунком, коли потрібна розшифровка рядків
Форма	Уточнююча декларація з ПДВ з додатком 1	Окремі розшифровки за формами Порядку № 21

Сценарій: підприємство у квітні виявило, що у лютневій декларації занижено зобов’язання на суму помилково не відображеного постачання. Кроки: сформувати уточнюючу декларацію за лютий, заповнити додаток 1 з коригуванням відповідного рядка, додати уточнюючі розшифровки, сплатити різницю з пенею до подання або одночасно з ним. Результат: помилка виправлена без повторного подання всієї звітності за період.

Відповідальність за неподання

За неподання або несвоєчасне подання декларації з ПДВ Податковим кодексом України передбачені штрафні санкції, а за несвоєчасну сплату нараховується пеня. Конкретні розміри залежать від тривалості затримки та повторності порушення, тому точні суми варто перевіряти за актуальною редакцією кодексу. Крім фінансових наслідків, систематичне неподання звітності може стати підставою для заходів з боку податкової щодо реєстрації платника.

Підсумкова логіка проста: декларація подається щомісяця, навіть нульова; додатки додаються за наявності показників; помилки виправляються уточнюючим розрахунком з додатком 1; строки подання і сплати збігаються і відраховуються від кінця звітного періоду. Дотримання цих чотирьох правил знімає більшість ризиків при звітуванні з ПДВ.